Emprendiendo mI firma contable en Venezuela:

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En la actualidad hemos visto el gran auge que hay en el entorno de los freelance, de lo cual les he venido conversando a lo largo del mes, y pareciera que todo el mundo quisiese dedicarse a cualquier actividad freelance que genere ingresos extraordinarios nada despreciables en la Venezuela actual.

Ahora bien, en el mundo contable y tributario también hemos visto el crecimiento de esta actividad, donde nos encontramos infinidad de firmas contables que trabajan desde sus casas, donde prácticamente no cuentan con un equipo de trabajo que cubra su espalda.

Desde que me dedico al mundo contable y tributario, desde más de 40 años en el mercado zuliano, siempre he tenido la premisa de tener la mayor cantidad de clientes. ¿Por qué tener 20 si puedo tener 300? Y si eres un freelance de la contabilidad deberías hacerte esa misma pregunta y decidir salir de esa zona de confort y tener tu firma contable en mayúsculas. Sé que pensaras que es muy difícil, que la situación del país no ayuda, que contratar personal es complicado dado que todo el mundo está pensando en irse del país…

Pero querido amigo freelance, con todo el respeto que te mereces y la experiencia que he tenido como socio de Escalera & Valecillos Contadores Públicos, puedo decirte con argumentos suficientes que todo eso son excusas baratas y sin argumentos. Por lo tanto te invito a pasar a la acción con este conteo de puntos importantes para comenzar ya mismo, sin excusas y con la mayor disposición de comenzar con un café y algunas ostias:

1- Sí o sí, debes tener un socio para tu emprendimiento.

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¿Por qué tener un socio si con mi conocimiento es suficiente? Cuando tenemos una firma de contadores donde manejamos un volumen de clientes considerable, donde además manejamos un equipo de trabajo, es necesario poder repartir responsabilidades entre los socios sino queremos terminar metidos en un psiquiatra. En el caso particular de mi firma, mi socio se ocupa de todo lo referente a materia de IVA (libros de compra, de ventas, retenciones entre otros) y yo me ocupo de la parte contable e impuesto sobre la renta.

A mi entender, cuando pensamos en grande es prácticamente imposible hacerlo sin estar en sociedad con otra persona, sé que las sociedades en épocas de vacas gordas todo es maravilloso, pero en épocas de vacas flacas, todo es un caos, e incluso podría darte miles de ejemplo de sociedades que terminan rotas y enemistadas por el resto de sus años, incluso sociedades entre familiares pero eso no debe ser un impedimento para buscar asociarte, el secreto está en saber hacer las cosas, en comunicar y poner los pies lo más en la tierra posible.

¿Qué hacer para no terminar como Abel y Caín?

Tengamos claro que cuentas claras conservan amistades. No existen fórmulas mágicas para que una sociedad funcione, lo que si te recomiendo es que tengas una comunicación lo bastante clara con tu socio, si hay algo con lo que no estés desacuerdo es necesario que se lo hagas saber, y por supuesto es importante saber respetar los espacios de trabajo de tu socio.

Otra recomendación que puedo darte a la hora de tener una sociedad, es contar con un manual del caos. Esto quiere decir, que debemos tener por escrito y acordado entre ambas partes, que se debe hacer cuando las vacas flacas toquen a tu puerta y como solucionarlos de la mejor manera.

2- No trabajes desde tu casa, busca tu espacio:

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Sé que pagar un alquiler puede que no esté al alcance de muchos freelances, pero si queremos dar el salto es necesario hacer el esfuerzo. Teniendo una sede física distinta a nuestra vivienda, nos garantizamos tener cierto grado de credibilidad, y al igual que le aportamos garantías a nuestros clientes. Imagina por un momento que te vas a reunir para una reunión de trabajo en tu casa, y recientemente cocinaron pescado, imagina el olor que desprende tanto el aceite caliente, como el pescado, no hace falta que te diga que no será agradable para tu cliente.

Y no solo se trata de pagar un alquiler, dicha oficina contable tiene que ser lo más confortable posible, recuerda que tanto tú, como tu equipo de trabajo pasaran más tiempo en dicha oficina que en sus casas.

Soy fiel creyente del poder de las primeras impresiones, y teniendo nuestra oficina contable con un ambiente empresarial, manteniendo nuestra imagen corporativa, nos garantizara una buena impresión ante posibles clientes, y demostraremos que nuestra profesión no es un hobbie, sino una pasión.

3- No escatimes en un excelente programa contable:

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Recuerdo que en mis inicios en este mundo de la contabilidad e impuestos, el programa contable que se usaba en la firma requería de un disco de 7 ½  para hacer arrancar el programa, posterior se usó de 5 ¼ y de 3 ½ hasta que por fin dejaron de existir. Para esos tiempos te puedes imaginar la cantidad de problemas técnicos que podían presentar dichos programas contables. Y la única manera que nos garantizaba tener soporte técnico capaz de subsanar cualquier problema, era tener una licencia paga.

Es importante que a la hora de invertir en un programa contable para nuestra firma de contadores, optemos por aquellos softwares que nos garanticen un excelente soporte técnico, ya que no sirve de nada tener el mejor software del mercado, si no tenemos soporte técnico garantizado. Otro punto importante a la hora de adquirir un software, y quizás suene mal lo que te vaya a decir, pero las opciones económicas del mercado no suelen ser las más recomendables, salvo aquellas marcas que lleven años en el mercado.

En mi caso en particular, suelo decantarme por softwares de gran trayectoria en el mercado. Actualmente el software que usamos dentro de la firma, tenemos información contable con más de 10 años de respaldo por el mismo programa y esto se convierte en otra garantía que ofrecerle a nuestros posibles clientes.

4- Sin tu equipo no eres nadie, repito, nadie:

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Si estas pensado en tener tu firma contable de tus sueños, sin contar con un equipo humano de garantías, te invito a cerrar este articulo y no seguir leyendo e irte a un campo silvestre a soñar porque aquí que perderás tu tiempo.  Caso contrario puedo garantizarte que vas encaminado a tener una excelente firma contable así que sigue leyendo que vas bien…

Y no me refiero a tener profesionales con postgrados, con doctorados o con mil especializaciones, eso aunque sea una virtud, no es la clave del éxito en una firma de contadores; me refiero a que tu gente debe entender la filosofía de prestar un servicio, saber que se debe trabajar en equipo y que la máxima en una firma de contadores son nuestros clientes.

[bctt tweet=”Tu gente debe aprender a abrazar a sus clientes. ” username=”ToniEscalera”]

En la actualidad existen empresas que te pueden ayudar en el proceso de reclutamiento y selección de personal, no es una opción económica, pero recuerda que tu firma de contadores estará en las manos de tu equipo de trabajo. En tal sentido, es importante no dejar cabos sueltos en el proceso de contratación de tu equipo de trabajo.

Otro punto importante a tomar en cuenta en la actualidad a la hora de formar tu equipo, es el tema económico, ya que tenemos que tener claro que vivimos en una economía híper inflacionaria, y no existe sueldo suficiente que mantenga feliz económicamente a tu equipo. Es necesario buscar otras fórmulas que nos eviten la rotación de personal dentro de nuestra firma, que dicho de paso, le hace muchísimo daño a nuestra firma, y los clientes así te lo harán saber. Te daré una ayuda con el siguiente punto.

5- Sin invertir en tu gente pierdes tu tiempo, dinero y esfuerzo:

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No existe pretexto alguno que justifique el no invertir en tu gente. Si alguna vez has escuchado la frase de “ganar ganar” sobre eso trata el invertir en tu gente, cuando capacitas a tu personal, no solamente ellos son los beneficiados, también se beneficiara tu firma de contadores y por supuesto se beneficiaran tus clientes y al final esto se traduce en un mejor servicio.

Incluso me atrevo a decir que dentro de los contratos de trabajo debería existir una clausula donde al trabajador se le obligue a capacitarse si quiere tener mejores beneficios económicos y cuidado, ni se te ocurra pretender que la persona costee dicha capacitación.

He sabido de firmas de contadores donde no creen en la capacitación de su gente, al punto tal que aunque se lo costee la persona no obtendrán el permiso para dicha capacitación y esto es inaceptable para cualquier encargado de una firma de contadores, es imperdonable.

Como te comentaba en el punto anterior, no existe sueldo suficiente que mantenga contento económicamente a una persona, por eso, no descartes la capacitación de tu equipo de trabajo como una opción altamente atractiva para tu equipo.

Incluso, no solo es suficiente la capacitación de índole profesional, también es necesario cubrir la parte motivacional de tu gente. Existen infinidad de talleres motivacionales, equipos de alto desempeño, sesiones de coaching en otros tantos. Que nos servirán para trabajar la parte anímica de nuestro equipo, y adicionalmente nos ayudara en generar una armonía laboral dentro de nuestra firma, que el cliente también sabrá agradecer.

Así que esta podría ser una buena alternativa que ofrecer a tu equipo, en contra prestación de la parte económica.

6- Sin procesos no hay controles, y sin controles existirán fallas:

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Si tienes experiencia de haber trabajado en una firma de contadores, o te dedicas de modo freelance, sabrás que en este mundillo, un libro mercantil se pierde más que un corta uñas, y mira que son grandes y feos estos libros, pero debido a su poco uso suelen traspapelarse, POR ESO QUE MAS ADELANTE AL FINAL DE LA ENTRADA TE DEJARE UN INSTRUMENTO PARA MINIMIZAR EL ERROR HUMANO, ahora bien,  ¿En cuanto dimes y diretes hemos caído con nuestros clientes por los fulanos libros? Muchísimos, y solo por no tener un procedimiento y control de los mismos. En mi firma manejamos notas de entrega de todo lo que sale y entra a nuestras oficinas, incluso si el cliente no trae su nota de entrega, nosotros se la elaboramos para que quede constancia.

¿Y qué me dices del crucigrama en que se han convertido los libros de compra y de ventas? Estoy un 99.99% seguro de que sabes con exactitud cómo se deben hacer dichos libros, y aunque seas el papa de los helados el factor humano siempre se escapa de las manos, y el pequeño error termina por salir, y por supuesto de sobra sabes las consecuencias.

La pregunta que quiero hacerte es: ¿Qué haces para minimizar el error humano? En la firma manejamos unos check lists, los cuales deben ser revisado por cada una de las personas encargada de hacer los libros, una vez que todo fue revisado, pasa a una segunda revisión, y después pasa a una tercera revisión donde mi socio agarra la lupa del conocimiento y se la aplica a los libros. Y aunque no lo creas, ni con todos estos mecanismos de control es suficiente para que no se escape el error.

Con esto lo que quiero decirte, es que necesitamos establecer procedimientos y controles que nos ayuden a hacer mejor nuestro trabajo, aunque no lo creas, prácticamente todo dentro de mi oficina tiene un procedimiento y un control establecido, que nos ayude a ser mejores.

7- Aprende a abrazar a tus clientes:

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Desde que tengo uso de razón, tengo por costumbre preguntar a los nuevos clientes que entran dentro de la firma los motivos que lo llevaron a cambiar de firma. Ninguno me ha dado como motivo algún cierre por parte de la administración tributaria, cosa que me deja bastante tranquilo. Ninguno me ha dicho que cambia de firma por los altos honorarios de la otra firma, cosa que me deja bastante tranquilo el saber que hay clientes que si valoran nuestro trabajo. En el 99% de los casos de los nuevos clientes es por motivos de malos servicios.

Fíjate que tus posibles clientes no entran a valorar tus honorarios, ni tus conocimientos, pero si la calidad de tu servicio. Incluso esto no solo lo pienso yo, existen miles de estudios que demuestran que la calidad del servicio lo es todo. Hay posibles clientes que están dispuestos a pagar más para obtener una mejor calidad de servicio.

Entendamos que los prestadores de servicios somos personas destinadas a resolver los problemas de nuestros clientes, recordemos que vendemos intangibles, vendemos conocimientos, y necesitamos saber abrazar a nuestros clientes. Lastimosamente esto no se aprende en la universidad y a mi entender lo veo como una filosofía de vida.

Te pondré un ejemplo, cuando tu contratas a un diseñador para elaborar un arte, el muy posiblemente te presentara 3 opciones, y tu escogerás las que consideres más acertada bajos tus escasos conocimientos de publicidad, no estás en capacidad de determinar si el arte es correcto, o no lo es. Pero si estas en capacidad de determinar si cumplió con la promesa, con los tiempos de entrega. Lo mismo sucede con los servicios contables y tributarios, los clientes quieren soluciones.

8- Aprendamos a hacer “Rapport”:

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Rapport: alude a la sensación de simpatía que experimentan dos personas cuando se sienten en sintonía.

• Usa su nombre: el nombre propio es música para los oídos de cada persona. Escuchar o ver escrito el nombre propio en una correspondencia hace que las personas sientan una comunicación directa y personalizada.
• Pregunta expectativas: no puedes pretender vender sino conoces a fondo lo que el cliente necesita o lo que espera del producto o servicio que desea adquirir, porque denotarías más interés en vender que en ayudarlo a comprar.
• Muestra atención sincera por sus temas de interés: el universo de cada individuo es particular. Cada persona tiene intereses muy específicos. Escuchar con atención las peculiaridades de un cliente te abre la puerta a su universo peculiar, y esto te permitirá entender con mayor claridad sus expectativas y necesidades. Háblale de sus temas, y si no los manejas, pregunta, pero siempre con interés genuino.
• Muestra el valor de tu propuesta: Las características describen, mientras que los beneficios crean emociones. Es decir, que la gente no compra características sino beneficios. Debes saber expresar el valor que esos beneficios le aportan.
• Pon el foco en el cliente y no en tu oferta: no se trata de inundar al cliente con detalles acerca de lo maravilloso que es tu producto o servicio, sino de cómo este le va a hacer la vida más fácil. Tus palabras jamás pueden denotar más interés en lo que ofreces que en lo que él necesita.
• Escucha: mientras más información poseas sobre el universo de tu cliente, más posibilidades tienes de insertar tu producto o servicio en ese universo, por lo que nunca habrás escuchado demasiado todo cuanto tenga que decir él de sí mismo y de sus necesidades. Y no se trata solo de escuchar su lenguaje verbal, sino también de “escuchar” el no verbal. Es decir, además de sus palabras, es importante estar atento a lo que dice el cuerpo, los gestos y el tono de voz de tu cliente.
• Muestra interés: Debes mostrar interés por lo que hace tu cliente, se trata de indagar y contar con la mayor información posible. En la medida que conozcas a tu cliente en profundidad, podrás prestarle un mejor servicio.
• Preguntar: no sientas temor en hacerle pregunta a tu cliente.

9- Lo que debes hacer a la hora de captar un nuevo cliente:

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Aunque parezca mentira, me he topado con profesionales que escasamente saben a qué se dedican sus clientes. Cuando recibas un cliente nuevo te invito a que conozcas al dedillo su actividad generadora de rente, en la medida que manejes mayor conocimiento de la actividad, estarás en la capacidad de ofrecer un mejor servicio. Debes conocer cada una de las etapas de su modelo de negocio, incluso te invito a visitar su sede física para corroborar de primera mano cómo opera dicho cliente. Intenta obtener la mayor cantidad de información posible, eso sí, no te vuelas obsesivo.

También te recomiendo dejar por escrito el alcance de tus servicios, mantener una buena comunicación con el cliente, saber de primera mano que espera tu cliente de ti, cuanta mayor información manejemos mejor servicio ofreceremos.

Y por último recuerda esta frase:

“Trata al cliente como él quiere ser tratado”

No cometas el error de tratar a tu cliente como tú quieres ser tratado, no seamos egocéntricos y creer que lo que funciona para nosotros, funcionara paras nuestros clientes.

MSc. Antonio Escalera