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Guía freelancer:

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En un artículo pasado, de esta saga dedicado a ti que eres freelance, te contaba las ventajas de ser freelancer y en el más recientemente publicado, te hablaba de las desventajas de ser freelancer y como debes hacerle frente. Entre las desventajas te ilustraba la falta de garantías que ofrecerles a tus posibles clientes, dado la poca estructura organizacional que puede tener los freelancers, y aunque suena mal decirlo, freelance suena un poco a inestabilidad dado que hoy puedo vivir de esta actividad, pero el día de mañana no lo sé. Por tal motivo, de cierto modo las personas que nos movemos en el mundo empresarial le solemos sacar el cuerpo a los servicios provenientes de los freelancers o profesionales independientes.

En mi caso particular, en varias ocasiones he mantenido relaciones profesionales con distintos freelancers, y al día de hoy, salvo una excepción, las demás han sido bastante frustrantes. Eso sí, debo aclarar que con la que me ha dejado una buena experiencia, opaca la mala experiencia de sus antecesores.

Y por culpa de esa buena experiencia, me he motivado a escribir esta guía de como prestar un buen servicio en el mundo de los freelancers, quizás las malas experiencia que he tenido no tengan nada que ver con la falta de conocimientos, pero si una falla monumental a la hora de prestar un servicio, por eso procedamos a conocer más para ser mejores y empezar a cambiar esa mala percepción de quienes trabajan independientemente:

1- Conoce las expectativas de quien te va a contratar:

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Aunque sea una obviedad que te estén contratado por tus servicios, no siempre es así. Me explico, desde que me dedico al mundo de la contabilidad y los impuestos, en más de una ocasión me han contratado para determinado servicio y después de indagar en los resultados que esperan de los mismos, he logrado determinar que los resultados que esperan no se obtendrán con dicho servicio sino con uno mayor que yo mismo puedo ofrecer, sí, es una especie de prueba piloto de tu trabajo.

Otro caso con el que te puedo hablar con propiedad, es cuando nos contratan para el proceso de reclutamiento y selección de personal para crear un nuevo puesto dentro de su organización. En infinidad de ocasiones cuando te entrevistas con el cliente, te trasmite la necesidad de cubrir la vacante de gerente de operaciones y luego de escuchar al cliente estas en la capacidad de decirle que dicha vacante la puede cubrir dentro de su equipo, y no solo eso, en muchas ocasiones logras hacerle ver al cliente que ese no es el puesto de trabajo que necesita y lo que realmente necesita es un jefe de almacén.

Como podemos observar, es de suma importancia y prioridad conocer las expectativas de nuestros posibles clientes, aunque esto parezca una obviedad para ti, pero para el que te va a contratar no. En la medida que tengas mucha claridad sobre por lo cual te están contratando, estarás en la capacidad de ofrecer mejores resultados y la capacidad de ganarte una relación profesional duradera en el tiempo.

2- No seamos sordos y sobrados:

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En el mundo de los servicios no existen fórmulas mágicas que nos permita ser mejores prestadores de servicios, los consumidores de servicios a la final son personas y cada persona es un mundo diferente, y lo que sirve para un cliente, no necesariamente tiene que servir para otro cliente. En cierto modo, existen estándares de calidad que nos ayudan a como ofrecer un servicio, pero no todos los receptores de servicios manejamos los mismos estándares.

Por eso es suma importancia poder escuchar a nuestros clientes, fíjate que escuchar a nuestros clientes mantiene mucha relación con conocer de primera mano las expectativas que tienen del servicio que van a contratar. Pero no es lo mismo, cuando hablamos de expectativas nos referimos a lo que esperan de nuestros servicios, y cuando hablamos de escucharlos, nos referimos a todas las etapas del servicio, a como se debe ejecutar el servicio, la idea de saber escuchar radica que durante el proceso del servicio el cliente se siente en comodidad a la espera de resultado.

Otra de las ventajas de saber escuchar a nuestros clientes, es que ellos se sientan en libertad de trasmitir información, el poder del escucha es bestial y aunque lo dudes, si aprendes a escuchar lo que dicen tus clientes, te aseguro que estarás en la posibilidad de ofrecer algún otro tipo de servicio que pueda cubrir determinada falta que desconozca tu cliente.

Escuchar a tu cliente es como el que va al doctor porque tiene un dolor de estómago, el doctor intentara de indagar a que se debe el dolor para intentar determinar la causa y las posibles soluciones. Por lo tanto, escuchando los motivos por los cuales se te está buscando como experto, podremos ofrecer un mejor servicio adaptados a las necesidades de nuestros clientes.

3- Todo en ti, tu trabajo y proyección, comunica:

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Saber las expectativas de nuestros clientes, saber escuchar las necesidades o los problemas de nuestros clientes, lo que hace referencia es a tener una mejor comunicación. La comunicación es una fuente de información importantísima, en algún momento he escuchado que todo comunica.

Es importante saber cuáles son los canales de comunicación que debemos mantener con nuestros clientes. Como te he dicho anteriormente, lo que sirve para un cliente, no necesariamente tiene que servir a otro cliente.

Si te dedicas al mundo de freelance estoy convencido que uno de los mejores canales de comunicación que tienes en tus manos, es el internet, o tu dispositivo móvil, bien sea un Smartphone o una Tablet, y por supuesto ni hablar del poder que tienes en tu mano comunicándote con una aplicación de sobra conocida como es el WhatsApp.

Quizás eres de los que piensas que usando esta aplicación estarás cumpliendo con creces la comunicación con tus clientes. Pero te has parado a pensar un momento, que esta aplicación no trasmite sentimientos, con esta aplicación por más que lo quieras no puedes saber en qué estado emocional se encuentra tu cliente, por mucho emoticonos que puedas utilizar, o por muchas nota de voz que envíes, la información trasmitida en ella puede ser mal interpretada. Y una información mal interpretada suele traer como resultado un mal servicio.

No con esto pretendo decirte que no uses estas herramientas, por lo contrario, suelen ser sumamente efectivas. Lo que intento trasmitirte es que no todo el mundo aprueba esta forma de comunicación, existirán clientes que prefieren la comunicación vía correo electrónico, vía llamada telefónica o entrevistas presenciales.

Mi recomendación, indistintamente de los canales de comunicación que puedas utilizar es siempre intentar dejar constancia de lo hablado, si lo haces vía WhatsApp haz capture de aquellas parte de la conversación que consideres relevante, si por lo contrario usas entrevistas, pasa por correo electrónico los puntos mas relevantes.

Dejando constancia de los puntos más relevantes de una conversación, lo que te garantiza es evitar malos entendidos con tus clientes, es lo que suelo denominar “cuidarse las espaldas”. Recuerden que las conversaciones de WhatsApp se cierran y se pierde lo conversado, las conversaciones telefónicas ocurre los mismo, y las reuniones de trabajo ocurre exactamente igual. Ahora bien, lo que queda por escrito nunca se pierde.

Y vuelvo a repetir los mismo, lo que sirve para un cliente, no necesariamente sirve para otro, por lo tanto escucha sus expectativas, escucha sus problemas y acuerda cuales son los canales de comunicación quisiera tener activos.

4- Presencia digital, estás en línea o no existes:

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¿Eres freelances y no tienes presencia en internet? Que dios te ilumine o ve directo a la misión “plan chamba juvenil” creada por el gobierno para ver que puedes pescar por esos lados. Como te decía en el punto anterior, todo comunica y si quieres vivir de tu actividad como freelances, es necesario que tengas presencia sí o sí en la red.

En mi caso en particular, no contrataría los servicios de ningún freelance que no sea recomendado por mi red de confianza, sin que tenga presencia en la red, y no hablo únicamente de presencia en las redes sociales, también me refiero a tener tu página personal o blog, aunque solo des información de quien eres y de contactos, y no cometas el error de tener una pobre página web. Recuerda que todo comunica, y queremos tramitarles garantías a aquellas personas que quieren contratar nuestros servicios.

Vuelvo a poner como ejemplo a quien me asesora en todo este mundillo de las redes sociales y de mi blog personal, aunque él no lo sepa, la razón de contratar sus servicios fue su presencia en internet, más allá del manejo que pueda darle a sus redes sociales, mantiene un blog personal donde constantemente esta actualizado con artículos de su propia autoría. Esto para mí es muy relevante a la hora de contratar algún freelance. Incluso cuando me recomiendan a algún freelance para determinado servicio, lo primero que investigo en su presencia en la web y las redes.

Y aunque parezca mentira, hoy nuestra tarjeta de presentación son nuestras redes sociales y nuestra página web, incluso son más potentes que cualquier curriculum vitae. Lastimosamente no puedo darte consejos de como debes manejar tus redes sociales, dado que no me dedico a este mundillo. Pero si te recomiendo que lo tengas muy en cuenta, recuerda que mientras más garantías ofrezcas a tus clientes, más capacidad de captar clientes tendrás, y hacer una relación duradera que es lo que al final nos interesa.

5- Hablemos de honorarios, no tires flechas al aire:

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Quizás seas de aquellos freelances que piensan que nadie debería ponerles precio a tus servicios, y muy seguramente tengas razón, pero permíteme decirte que existen clientes de todo tipo y de todos los gustos y colores, se te presentarán en miles de situaciones donde te pidan rebajas o reconsideraciones de tus honorarios, sé que es algo molesto, pero mi deber es decirte la verdad, y esto existe en Venezuela, y más sabiendo la crisis que estamos viviendo actualmente.

Antes de cerrarte tajantemente a la posibilidad de reconsiderar honorarios o aplicar rebajas, es importante analizar qué puede aportarte dicho cliente a tu relación personal y profesional, he incluso seamos conscientes y tengamos claro que el mundo de los freelances la opción del boca a boca es una herramienta publicitaria enorme y es la puerta para atraer nuevos clientes.

Incluso voy más allá, y me atrevo a decir que existen relación profesionales más valiosa que el aporte económico pagado por tus servicios profesionales. En tal sentido, antes de negarte abiertamente a esta posibilidad, analiza con sangre fría si de cierto modo te interesa tener a determinado cliente, analiza que beneficios profesionales puede traerte y cuantos clientes podría traerte indirectamente. No todos los clientes son iguales, en mi caso en particular yo soy de los que piensan que si algún freelances me resuelve mis problemas, sin ninguna duda será recomendado, siempre intento basar mis relaciones profesionales en el “ganar ganar” así que te invito a analizar cada caso y decidir sobre aquello que indirectamente te puede traer beneficios.

Y lo más importante…

6- ¿Cuánto cobrar por nuestros honorarios profesionales?:

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Para los que se dedican al mundo freelancer , cuanto cobrar por sus honorarios profesionales es una de las cosas más difíciles de determinar, aquí no aplica cobrar lo mismo que la competencia o un poco por debajo para que tus honorarios sean atractivos. Es importante hacer un análisis en profundidad a la hora de establecer tus honorarios, dado que la competencia aunque se dedique a lo mismo que tú, no necesariamente tiene tu misma experiencia, ni los mismos costos a la hora de establecer sus honorarios.

Es importante tener como referencia, años de experiencia que tienes haciendo tu actividad, preparación académica tanto de pregrado, como de estudios superiores, especializaciones hechas, diplomados y de más cursos.

Por lo tanto te invito a ser sincero y no ser tan básico en decir que cobraras lo mismo o un poco por debajo de la competencia. Por supuesto es importante saber lo que cobra la competencia, eso sí, en igualdad de condiciones pero no pretendas ser freelancer y cobrar exactamente lo mismo que cobran aquellas empresas que tienen su estructura organizacional y su equipo de trabajo.

7- consejos a nivel económico / contable para que un freelance pueda subsistir económicamente al principio.

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7.1- Establecer nuestros gastos indispensables:

Cuando nos dedicamos a cualquier actividad en modo freelance, es necesario establecer cuales son aquellos gastos indispensables cubrir con nuestra actividad generadora de utilidad. Es importante que seamos realistas y tengamos los pies en la tierra y no perder el norte, y no olvidar que estamos atravesando una economía de guerra sin precedentes en Venezuela. Por lo tanto es importante establecer aquellos gastos que necesitamos cubrir mes a mes siendo lo más conservadores posibles. Por ejemplo, ni pienses en estos momentos en vacaciones en el exterior, o comer todos los fines de semana en el mejor restaurante de la ciudad, o cualquier otro gasto innecesario.

7.2- Estructura de costos y gastos:

Una vez que logramos determinar nuestros costos y gastos necesarios, lo que haremos es sumamente sencillo y practico. Supongamos que cada mes necesitamos 1.000.000 de bolívares

1.000.000 Bs. entre 24 días hábiles de trabajo nos da un total de 41.666.67 Bs. diarios que necesitamos producir para cubrir costos y gastos.

41.666.67 Bs. entre 8 horas diarias nos da un total de 5.208.34 Bs. por hora.

Con este sencillo ejercicio podemos determinar cuánto nos cuesta nuestra hora de trabajo, recuerda que hago referencia a costo, no el precio de tu hora de trabajo. Y es importante acotar, que dada la hiperinflación que se vive en Venezuela, esta estructura debe ser actualizada todos los meses a ser posible, o trimestralmente.

Lo que hicimos con este simple ejercicio fue determinar nuestro punto de equilibrio para poder cubrir un mes de operaciones.

7.3- Establecer nuestros honorarios:

Este punto siempre está lleno de controversia, y por lo general se suelen establecer honorarios sin ningún criterio. No pretendo decirte cuanto debes cobrar por tus honorarios, pero si debes tener ciertos criterios a lo hora de establecerlos, por ejemplo:

• Cuantas horas necesitas destinar a un cliente
• Determinadas las horas promedio que necesitas destinar a ese cliente. Por ejemplo, para ese cliente estableciste un promedio de 15 horas mensuales.
• 15 horas mensuales por 5.208.34 que sería tu costo hora, te da un resultado de 78.125.10
• Tu costo es de 78.125.10
• Solo estoy haciendo referencia a costo, no estoy poniendo márgenes de ganancia.

Una vez determinado nuestro costo en horas y bolívares el siguiente paso sería establecer nuestros márgenes de ganancia.

7.4- Márgenes de ganancia:

Aquí debemos ser igual de conservadores y realistas, y no fijar honorarios basándose en la premisa de: “eso es lo que se cobra en la calle”. Debemos tomar en cuente los siguientes puntos.

• Años de experiencia realizando esa actividad.
• Estudias realizados.
• Que está haciendo tu competencia.
• Que te diferencia de tu competencia.
• Cuál es el valor agregado de tu servicio
• Cuánto cobra tu competencia directa en tu misma situación “freelance”
• Cuánto cobran las empresas de tu competencia por esos servicios.

Una vez analizada esas premisas con sinceridad, podrás determinar cuánto cuesta una hora de tus servicios.

7.5- Qué hacer con nuestros beneficios o utilidades:

Seguramente eres una persona exitosa y tu actividad de freelance te está generando unos beneficios bastante atractivos y te surge la duda de que debes hacer con esos excedentes que te van quedando mes a mes. Mi recomendación es la siguiente:

• En el banco no hacen nada, incluso se los va comiendo la inflación
• Compra moneda fuerte, no importa al precio que este.
• Invierte en equipos que te ayuden a ofrecer más y mejores servicios.
• Invierte en publicidad y darte a conocer.
• Invierte en conocimiento sin pensarlo dos veces.

7.6- Bono:

Determinaste que tus honorarios por una hora de trabajo son de 30.000 Bs.

Ahora hagamos el siguiente ejercicio.

1.000.000 Bs entre 30.000 valor hora, nos da un total de 33.34. Este monto representa la cantidad de horas mensuales que debes trabajar para poder cubrir costos y gastos sin generar utlidad.

MSc. Antonio Escalera