8 Aspectos a la hora de contratar una firma de contadores
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8 Aspectos a tomar en cuenta a la hora de contratar una firma de contadores.
Antes de nada, quiero aclarar que por dedicarme al oficio de la asesoría contable y tributaria, nunca me he visto en la obligación de contratar servicios de este tipo, pero hoy me quiero poner en el lugar del empresario que sí los necesita. Lo que busco con este artículo, es orientarte a la hora de contratar una firma contable, y hacerte ver lo que deberías tomar en cuenta para no morir en el intento.
Para entrar en materia, es necesario crear un escenario como modelo de empresa. Por lo tanto, podemos decir que mi empresa “Emprender en Venezuela, C.A.” se dedica a prestar servicios turísticos, de organización de eventos empresariales o para el público en general, además del reclutamiento y selección de personal, la venta de libros gerenciales, artículos artesanales y a las importaciones. Como podemos observar son muchas las actividades que realiza dicha empresa, la cual cuenta con una nómina de 20 trabajadores, y por último es contribuyente especial. A continuación, paso a describir lo que Antonio Escalera tomaría en cuenta a la hora de contratar dichos servicios.
1- Trayectoria:
En resumen, trayectoria no es igual a calidad, es decir, aunque busquemos una firma de contadores que tenga más de 20 años en el mercado, esto no quiere decir que estemos contratando a los mejores. Sin embargo, sí es una señal de que algo se ha estado haciendo bien. Por lo general, una compañía de este tipo con varios años en el mercado debe tener una estructura organizacional sólida, que garantice servicios de calidad. De igual manera, una empresa de contabilidad con esta trayectoria también nos asegura que sus socios tengan un grado de conocimiento más que respetable, y por consiguiente, una gran experiencia dado a sus años de ejercicio.
2- ¿Quiénes son los socios?:
En ese sentido, es importante conocer de primera mano la trayectoria profesional de los socios, sus estudios realizados, los años de ejercicio y cuanta experiencia han acumulado. Esto sirve como garantía para saber que los socios han experimentado distintos tipos de situaciones, las cuales certifican cierto nivel de experiencia.
3- Cartera de clientes:
Indudablemente, es necesario conocer un poco de la cartera de clientes que tiene dicha firma de contadores, ya que yo como empresario, voy a buscar un equipo que tenga más o menos experiencia con empresas parecidas a la mía. Esta relación confirma que se manejen las formas de operar una empresa con la condiciones de Emprender en Venezuela, C.A.
4- Equipo de trabajo:
Ahora, ¿De qué sirve tener unos socios con toda la experiencia del mundo, si tenemos un equipo de trabajo que rota todos los meses? Yo buscaría indagar sobre su equipo de trabajo, cuántas personas laboran en la firma, qué nivel de conocimiento tienen y cuántos años tienen dentro de la organización. Con esto corroboro que la persona encargada de manejar mi empresa no será hoy María, mañana Carolina y pasado Pedro, es decir, buscaría una compañía con poca rotación de personal.
Por otro lado, un aspecto que tomaría en cuenta dentro de este punto, es la capacitación que recibe ese equipo de trabajo. Generalmente, me gustan las empresas que invierten en su gente, y es por medio de esa financiación donde certifico que ese personal está recibiendo una formación adicional, para entonces, prestarme un mejor servicio.
5- Comunicación:
Así pues, hablamos de cuáles son los canales de comunicación que utiliza la empresa y de qué manera me voy a enterar de los cambios que puedan afectar a la misma, ya que es muy importante para mí como empresario estar actualizado en el día a día, por lo tanto, quiero definir las formas de comunicación a través de las cuales se me mantendrá informado.
6- Controles dentro de la firma:
De igual modo, los controles serían imprescindibles a la hora de contratar una firma. La firma que te ofrezca no ser sancionado por la administración tributaria, te está mintiendo y de muy mala manera. Partiendo de que es poco probable no ser sancionado por la administración tributaria, lo conveniente sería conocer sobre los controles que utiliza la firma, para de esta manera minimizar las posibles sanciones por parte de la administración tributaria. En tal sentido, es necesario conocer cómo opera la firma. Por ejemplo:
¿Qué sucede una vez que la firma recibe la contabilidad de un mes?
Pues, lo primero es procesar los libros de compra y venta del mes con los papeles suministrados por la administración.
¿Y después de procesar los libros de compra y venta qué controles utilizan para evitar errores?
Con esto quiero decir, que la idea es conocer cuáles son los controles que utiliza la firma para evitar errores en los libros de compra y venta.
¿Una vez procesado los libros de compra y venta, cuál es el siguiente paso?
Ahora bien, podrás saber los pasos de tu contabilidad dentro de la firma de contadores. Por lo general, existen distintos mecanismos: puede que la persona que procese los libros de compra y venta sea la encargada de procesar la contabilidad, puede suceder que uno de los socios sea el encargado de codificar dicha empresa, para posteriormente ser transcrita por alguno de los asistentes, es decir, que existen distintas fórmulas de trabajo para cada firma de contadores, donde lo que quiero es conocer cuáles son sus controles dentro de la organización, para garantizar que mi empresa se encuentra en buenas manos.
7- Imagen de la empresa:
Igualmente, no podemos negarnos a que, en la actualidad, la imagen dice mucho. En mi caso soy una persona muy observadora, por lo tanto, pongo mucho cuidado en todo lo que tiene que ver con la imagen de la empresa que contrato para determinado servicio. Por ejemplo, me gusta saber sobre su presencia en internet, conocer las condiciones de sus espacios físicos, la papelería que utilizan, las tarjetas de presentación, además del buen entendimiento dentro del equipo de trabajo. En fin, procuro cuidar todos esos detalles que, no me afirman absolutamente nada, pero por lo menos sé que dicha empresa cuida su imagen corporativa.
8 Aspectos a tomar en cuenta a la hora de contratar una firma de contadores.
8- Honorarios Profesionales:
Finalmente, este tema es lo último que tomo en cuenta. No con esto quiero decir que soy un derrochador de recursos financieros, pero si quiero contar con los elementos pertinentes para una firma de contadores públicos, tengo que entender que todo esto tiene un precio que hay que pagar, y no puedo pretender que toda esa estructura organizacional cueste dos bolívares.
Conclusiones:
Como puedes observar, llevar una firma de contadores hoy en día implica muchas horas de sacrificio: no basta con las 8 horas de trabajo, hay que tomar en cuenta las horas de estudio, investigación y actualización, las horas de experiencia, las horas dedicadas a la estructura organizacional y por supuesto, las jornadas interminables del mes de marzo de cada año. Además de los controles que utilizan las firmas de contadores, las estrategias que utilizan para evitar la rotación de personal, el tratar con la administración tributaria y la forma equívoca que emplean para quitarse responsabilidad de encima y, “echarle el muerto” a todas las firmas de contadores del país, sin mencionar la interacción con empresarios que ven en su contador un enemigo y no un aliado estratégico dentro de su organización.
Recomendaciones:
Desde que me dedico a este oficio, mi padre me enseñó una frase que al día de hoy sigue más vigente que nunca: “si me das manzanas, contabilizo manzanas, si me das peras, no esperes que contabilice manzanas”. Amigo empresario, la contabilidad es un fiel reflejo de su administración, si la segunda tiene fallas, la primera está ligada al mismo destino, incluso si su firma es la mejor del mundo. Por último recuerde, que somos una firma de contadores, por lo tanto, no tenemos una bola de cristal, ni le fumamos el tabaco para enterarnos de lo que sucede dentro de su organización.
MSc. Antonio Escalera Abadias
